Sådan booker du sikkerhedsvagter til dit sportsarrangement

Annonce – sponsoreret indhold.

Hvis du leder efter sikkerhedsvagter til sportsarrangement, er det korte svar, at du bør booke dem, så snart en risikovurdering viser, at frivillige ikke kan håndtere situationen alene. Det gælder ved mange tilskuere, alkohol, kendt rivalisering mellem klubber, kontanthåndtering eller adgangskontrol til flere områder. Bookingen sker typisk flere uger før arrangementet, og du bør vælge et vagtfirma med godkendelse, uddannet personale, forsikring og tydelige aftaler om opgaver. Her får du en konkret guide til, hvornår vagter er nødvendige, hvor mange du skal bruge, hvad du skal spørge vagtfirmaet om, og hvad du skal tjekke på selve dagen.

Risikovurdering: hvornår giver sikkerhedsvagter til sportsarrangement mening?

De fleste klubarrangementer klarer sig fint med frivillige i veste og en god plan. Vagter bliver relevante, når opgaven kræver mere, end en forælder eller træner med et par timers frivilligt arbejde kan løfte. Det kan være konflikthåndtering, kontrol ved indgange eller at skulle sige nej til folk, der ikke vil høre efter.

Gå din risikovurdering igennem med disse spørgsmål:

• Hvor mange mennesker kommer der? Et lukket klubstævne er noget andet end en åben turnering, hvor hele byen kan møde op.
• Bliver der serveret alkohol? Alkohol er en af de mest almindelige årsager til, at en stemning skifter. Det gælder især ved afslutningsfester og sponsorarrangementer efter kampen.
• Er der kendt rivalisering? Lokalopgør, kampe med høj indsats og hold med tidligere episoder kræver mere end en venlig velkomst.
• Er adgangen kontrolleret? Billetsalg, armbånd eller lukkede områder som omklædning, VIP og depot kræver, at nogen står og håndhæver reglerne.
• Håndterer I kontanter eller værdifuldt udstyr? Entré, kiosksalg og dyrt materiale tiltrækker uønsket opmærksomhed.
• Er der mange børn og unge? Her er ansvaret for tryghed og overblik større, især hvis forældre og tilskuere er blandet sammen i trange lokaler.
• Har I haft problemer før? Brug jeres egne erfaringer. Har dommere, spillere eller tilskuere tidligere været truet eller chikaneret, er det et tydeligt signal.

Hvis du svarer ja til flere af punkterne, er professionelle vagter ofte det rigtige valg. Er du i tvivl, så tal med det lokale politi, som kan fortælle, om arrangementet kræver tilladelser, og om de har bemærkninger til sikkerheden. Spørg også kommunen eller brandmyndigheden, hvis I bruger haller, telte eller lokaler med begrænset personkapacitet. Reglerne varierer med arrangementets type, sted og størrelse, så få svaret fra myndighederne, før du planlægger videre.

Hvad skal du se efter hos et professionelt vagtfirma?

Vagtbranchen er reguleret. Vagtvirksomhed kræver som udgangspunkt godkendelse efter vagtloven, og afhængigt af opgaven kan der gælde særlige krav til uddannelse og godkendelse af personalet. Derfor er det første, du skal bede om, dokumentation. Et seriøst firma sender den uden at tøve. Du kan finde de gældende regler hos Justitsministeriet og politiet.

Bed om svar på disse punkter, inden du beder om et tilbud:

• Godkendelse: Er firmaet godkendt til vagtvirksomhed, og gælder godkendelsen den type opgave, I har brug for?
• Uddannelse: Hvilken uddannelse har de vagter, der kommer til jeres arrangement? Har de erfaring med idrætsarrangementer, børn og blandede tilskuergrupper?
• Forsikring: Hvilken ansvarsforsikring har firmaet, og hvad dækker den, hvis noget går galt?
• Ansættelsesforhold: Er vagterne ordentligt ansat og lønnet? Det er en god kvalitetsindikator, og det beskytter jer mod at blive part i en tvivlsom konstruktion.
• Referencer: Har firmaet løst lignende opgaver for andre klubber, forbund eller arrangører, og må du kontakte dem?
• Synlig identifikation: Er vagterne i genkendelig uniform og kan de legitimere sig på forlangende?
• Udstyr: Kommunikationsudstyr, lygter ved mørke arrangementer, førstehjælpsudstyr og en korrekt beskyttelsesvest, hvis risikovurderingen tilsiger det.

Selv om de færreste børneturneringer kræver kraftig beskyttelse, er udstyr et godt tegn på, hvor professionelt firmaet arbejder. Et firma, der har gennemtænkt vestens beskyttelsesniveau, pasform og anvendelse til netop jeres risikoniveau, tager som regel resten af opgaven lige så alvorligt. Spørg derfor, om vagterne bærer veste, hvilke typer det drejer sig om, og om vestene er tilpasset den enkelte vagt. En vest, der sidder dårligt, hæmmer bevægeligheden og giver et falsk indtryk af sikkerhed. Skal vagterne i en højrisikosituation både bevæge sig hurtigt og stå længe, er kvaliteten af vesten ikke ligegyldig.

Husk også, at vagter som udgangspunkt ikke har flere beføjelser end andre borgere. De er ikke politi. Deres styrke er forebyggelse, synlig tilstedeværelse, rolig konflikthåndtering og evnen til at tilkalde hjælp i tide. Et godt vagtfirma lover derfor aldrig, at “det hele bliver håndteret”, men forklarer helt konkret, hvad vagterne gør, og hvornår politiet bliver kaldt.

Hvor mange vagter skal du bruge?

Der findes ingen fast regel, der siger, at ét bestemt antal vagter dækker et bestemt antal tilskuere. Antallet afhænger af arrangementets layout, tidsrum og risikoniveau. Vær på vagt over for en, der straks nævner et tal uden at have spurgt til jeres plan. Et godt firma beder om en kort gennemgang eller en besigtigelse, før det foreslår bemanding.

Disse forhold påvirker antallet mest:

• Antal indgange og udgange: Hver indgang med kontrol kræver mindst én person. Er der flere indgange, stiger behovet hurtigt.
• Adskilte områder: Bane, tribune, cafeteria, parkering, omklædning og festområde kan hver især kræve opmærksomhed.
• Tidspunkt: Aftenarrangementer og arrangementer i mørke kræver oftere flere vagter end middagskampe.
• Varighed: Lange dage kræver pauser og afløsning. Fire timers arbejde har en anden bemanding end tolv timer.
• Teamleder: Ved flere vagter bør en af dem være tydeligt udpeget som kontaktperson for jer og samlepunkt for de øvrige.

Et eksempel fra en tænkt turnering

Forestil dig en endagsturnering i en hal med to indgange, en cafeteria med salg af øl og en parkeringsplads uden for. Her handler spørgsmålet ikke bare om, hvor mange tilskuere der kommer, men om hvor der opstår pres. Ved hovedindgangen skal der tjekkes billetter og armbånd. Ved cafeteriet kan det blive nødvendigt at afvise berusede gæster. I det sidste tidsrum, når finalerne er spillet, og folk bliver længere i hallen, vil tilstedeværelsen ved udgangen og parkeringen gøre en forskel. Det gør bemandingen konkret: ikke et samlet tal for hele dagen, men en plan for, hvem der står hvor, og hvornår.

Prioriter synlighed. Mange konflikter løses, før de opstår, fordi gæster kan se, at nogen holder øje. Det er også derfor, vagter ikke bør skjules bag en tilfældig dør, men have et tydeligt, fast ståsted med mulighed for at bevæge sig rundt.

Hvad koster det, og hvordan booker du vagter?

Priserne varierer fra firma til firma og fra opgave til opgave, så der findes ingen pålidelig standardpris, du kan regne med. Beder du tre firmaer om tilbud, kan du få tre forskellige svar. Det handler om, hvad der er med i tilbuddet, ikke kun om timeprisen.

Disse forhold påvirker typisk prisen:

• Antal vagter og antal timer, herunder aften, weekend og helligdage.
• Vagternes uddannelse og erfaring.
• Om der er mindste antal timer pr. vagt eller et minimum for hele opgaven.
• Transport, planlægning, briefing og en eventuel besigtigelse.
• Særligt udstyr eller en hundefører, hvis opgaven kræver det.
• Kort varsel, som næsten altid koster mere end god planlægning.

Sådan booker du trin for trin

1. Lav en kort opgavebeskrivelse. Skriv dato, tidspunkt, sted, forventet antal personer, alkoholservering, adgangskontrol og de risici, du har identificeret.
2. Kontakt flere firmaer. Bed om tilbud fra to eller tre godkendte firmaer og få de samme oplysninger fra alle.
3. Sammenlign indholdet. Se på bemanding, uddannelse, forsikring, udstyr, teamleder og aftalevilkår, ikke kun på prisen.
4. Få en skriftlig aftale. Den bør beskrive opgaver, tidspunkter, antal vagter, pris, aflysningsvilkår og kontaktperson.
5. Afklar myndighedsforhold. Tal med politiet og kommunen om tilladelser, og meld sikkerhedsplanen ind, hvis det er relevant.
6. Hold en briefing. Mød vagtfirmaets teamleder før dagen eller ved opstart, og gennemgå planen sammen.

Book så tidligt som muligt. Mange klubber lægger deres sportsarrangementer på de samme weekender, og gode vagter bliver hurtigt booket. Har du brug for hjælp til selve planlægningen, kan du få inspiration i Sådan planlægger din sportsklub et stort arrangement i Horsens, hvor du også kan se, hvordan sikkerhed hænger sammen med faciliteter, tidsplan og praktik.

Udstyr og krav, du kan stille til vagterne

Mange arrangører kender ikke detaljerne i vagters udstyr og uddannelse, og det er helt almindeligt. Du behøver ikke være ekspert, men du skal kunne stille de rigtige spørgsmål.

Uniform, identifikation og adfærd

Vagterne skal kunne genkendes. Det skaber tryghed hos gæsterne og gør det nemt for frivillige og deltagere at finde hjælp. Spørg, om vagterne bærer uniform og synlig legitimation. Aftal også, hvordan de skal optræde over for børn, forældre og dommere. En vagt, der kun kan agere strengt, passer dårligt til en ungdomsturnering. Du har brug for en person, der kan veksle mellem venlig dialog og klar afvisning.

Kommunikation

Radio eller anden fast kommunikation mellem vagterne og din kontaktperson er afgørende. Spørg, hvordan de melder fra, og hvem der kontakter alarmcentralen, hvis noget sker. Aftal også, hvem der tager beslutningen om at afbryde en kamp eller rømme et område, og hvem der informerer deltagerne. Det er ikke vagternes alene, og det er heller ikke frivilliges.

Beskyttelsesudstyr

Beskyttelsesudstyr er en risikovurdering, ikke et symbol. Ved et lokalt børnestævne er det sjældent relevant, men ved højrisikoarrangementer, hvor der er kendte trusler, kan vagtfirmaet vælge stiksikre eller skudsikre veste. Seriøse leverandører angiver testede standarder og beskyttelsesniveauer, og vestene bør være tilpasset den enkelte vagt. Spørg firmaet, hvad udstyret er beregnet til, og hvordan det vedligeholdes. Veste har en begrænset levetid, og en gammel eller dårligt passende vest er ikke noget, du vil have vagterne til at stole på.

Førstehjælp og beredskab

Bed om oplysninger om førstehjælpskurser og hjertestarter-kendskab. Vagter er ofte de første på stedet, og i en nødsituation kan det være dem, der guider ambulancen ind. Aftal, hvor hjertestarteren sidder, og hvem der henter den. Selve arrangementet bør have en klar nødplan med samlingssteder og adgangsveje for redningskøretøjer.

Samarbejde mellem vagter, frivillige og klubbens bestyrelse

Mange problemer opstår ikke på grund af manglende vagter, men på grund af uklare roller. Før arrangementet bør du afklare:

• Hvem er kontaktperson hos jer? Én person, som vagterne altid kan række ud til, og som har beslutningsmyndighed.
• Hvad er husreglerne? Må der medbringes mad, drikke, flag, bannere, glas eller dåser? Vagterne skal vide, hvad de skal håndhæve.
• Hvordan håndteres sanktioner? Skal personer bortvises, og hvem informerer dem og deres forældre?
• Hvad gør frivillige selv? Frivillige bør ikke lægge sig ud med utilfredse gæster, hvis vagterne står klar. Aftal, at de kalder på vagter ved konflikter.
• Hvad med kameraer og billeder? Overvåger I området, skal I følge reglerne for overvågning og persondata. Datatilsynet har vejledning til private, der bruger tv-overvågning.

Skriv husreglerne ned og hæng dem synligt op ved indgangen. Det gør vagternes arbejde lettere, fordi de kan henvise til noget, der gælder for alle, i stedet for at skulle forklare en personlig mening.

Tjekliste til arrangementsdagen

Brug listen som en hurtig kontrol, når dagen er kommet.

Før dørene åbner

• Mød vagternes teamleder, og bekræft antal vagter, poster og tidspunkter.
• Gennemgå husregler, nødplan, evakueringsveje og placeringen af hjertestarter og førstehjælpsudstyr.
• Udveksl telefonnumre og tjek, at radioer eller andet kommunikationsudstyr virker.
• Tjek, at flugtveje og nødudgange er frie og ikke blokeret af borde, udstyr eller kasser.
• Informer frivillige om, hvem vagterne er, og hvordan de kontaktes.

Under arrangementet

• Hold løbende kontakt mellem kontaktpersonen og teamlederen, især ved kampe med højt tempo eller finaler.
• Vær opmærksom på områder, hvor der samles mange mennesker, fx kiosk, indgang og toiletter.
• Reager hurtigt på alkoholproblemer, og undgå at servere til personer, der allerede er berusede.
• Noter hændelser, tidspunkter og involverede, så du kan følge op bagefter.

Efter arrangementet

• Hold en kort evaluering med vagternes teamleder: Hvad fungerede, hvad skal ændres?
• Gennemgå eventuelle hændelser, og afgør, om der skal rapporteres til politiet, forsikringsselskabet eller klubbens bestyrelse.
• Gem aftale, tidsplan og noter, så næste arrangement ikke starter forfra.
• Giv feedback til vagtfirmaet, både ros og kritik. Det forbedrer samarbejdet og hjælper dig, når du skal vælge næste gang.

Typiske fejl, du kan undgå

• At booke for sent. Du får færre valgmuligheder og betaler ofte mere.
• At vælge efter pris alene. Det billigste tilbud kan have færre uddannede vagter, mindre erfaring eller dårligere dækning.
• At undlade at tjekke godkendelse og forsikring. Hvis noget går galt, kan det få konsekvenser for klubben.
• At lade vagterne stå alene med ansvaret. De kan ikke erstatte en gennemtænkt plan og klare regler.
• At springe briefingen over. Ti minutters gennemgang kan forhindre misforståelser resten af dagen.
• At glemme at informere deltagerne. Fortæl i invitationen, at der er vagter, og hvad reglerne er. Det virker forebyggende.

Ofte stillede spørgsmål

Er det et krav, at et sportsarrangement har sikkerhedsvagter?

Der findes ikke ét generelt krav, der gælder alle sportsarrangementer. Behovet afhænger af arrangementets størrelse, sted, alkoholservering og risikoniveau. Politiet eller kommunen kan stille krav til større eller offentlige arrangementer, så kontakt dem i god tid og få det bekræftet for netop jeres event.

Kan vi bruge frivillige i stedet for professionelle vagter?

Ved små, lukkede og trygge arrangementer er frivillige ofte tilstrækkeligt. Frivillige har dog hverken uddannelse eller erfaring i konflikthåndtering, og de skal samtidig passe deres andre opgaver. Ved arrangementer med alkohol, mange tilskuere eller kendt konfliktpotentiale bør du overveje professionelle vagter.

Hvornår skal vi booke sikkerhedsvagter?

Så tidligt som muligt, så snart dato og sted er fastlagt. Det giver tid til at indhente tilbud, sammenligne firmaer, tale med myndighederne og afholde en briefing. Ved store eller populære weekender kan de gode firmaer være optaget længe i forvejen.

Hvad skal vi spørge et vagtfirma om, før vi vælger?

Spørg til godkendelse, uddannelse, forsikring, referencer, ansættelsesforhold og udstyr. Spørg også, hvordan de vil bemande netop jeres arrangement, og hvorfor. Et godt firma kan begrunde sit forslag og tilpasse det, når du fortæller om dine bekymringer.

Må vagterne gribe fysisk ind over for gæster?

Vagter har som udgangspunkt ikke flere beføjelser end almindelige borgere. De kan afvise, bortvise og ved behov tilkalde politiet, men de er ikke politi. Aftal på forhånd, hvordan konflikter håndteres, og hvornår politiet kontaktes. Spørg firmaet, hvilke retningslinjer deres vagter arbejder efter, og søg juridisk rådgivning, hvis du er i tvivl om ansvarsfordelingen.